办公室职责分工及责任（中小型民营企业办公室工作职责）

（一）考勤考绩考核管理：利用指纹机或钉钉等打卡，月度统计员工出勤、迟到、早退、请假、仪容仪表检查纠正（工作着工装及劳动保护）等情况，汇总成月度考勤表，经领导审核批准后，转给财务做工资用。另外，负责企业督考工作（如果没有督考办），需要按照领导指示精神，对企业确定重点工作进行督导考核，对员工违规违纪行为，提出批评教育或处罚或除名等建议，提交公司高层会议议定。

（二）人资管理：员工招聘，入职教育培训，入职建立员工档案，用工劳动合同签订，薪资内部流程审批，办理员工养老、医疗、意外伤害保险，员工离（辞）职手续办理（个人申请、工作及物品交接单、离职审批表、解除劳动合同书、个人承诺书等）。

（三）档案管理：

1. 人事档案：上述人资管理部分涉及的所有表格、合同等。

2. 文件档案：企业文件撰稿、登记、下发。企业员工工作总结收集存档。上级来文或其他来函承接，及转办、存档等。一般每年的年终，都做一次档案收集工作，把各部门、科室档案进行统一收集、存档。

3. 合同档案：按年分类存档，统一编号，收到合同后先统一登记，由呈交人签字，然后编号（一般是XXX-2021-001），随后是填写合同要览通知书（包括时间，日期，金额，要约等基本信息），填好后转给财务（利于财务掌握应收账款情况，避免漏统漏收）。随档案制作一本合同借用登记本，用于合同借阅审批及登记。

4. 设备档案：设备采购时，收集说明书、合格证、保修单，如果有随机备件要入库，在档案中记录，自己制作设备维修登记本，记录设备维修基本情况（日期、维修人、更换件等内容）。

5. 成本档案：记录单位每月消耗水、电、暖费用，耗材（耗料）使用情况，租赁费用消耗情况，收集所有与成本相关内容，每月或每季度做各项汇总，向总经理汇报，也可上班子会，进行成本分析使用。

6. 车辆档案：车辆大绿本、保险单、备用钥匙、维修记录等内容。要用电子表格做全部车辆的基本信息汇总表（包括：车辆型号、车牌照号码、发电机号、架子号、登记日期、保险日期、检验日期等），随车制作使用登记本一本（使用起止日期、使用人、使用用途、使用人签字等，有使用记录便于掌握车辆违章情况，一般是谁违章谁负责消分和罚款）

7. 固定资产档案：盘点企业所有非消耗类工器具、设备设施。采购固定资产登记簿（登记资产基本信息，如设备名称、存放地点、保管人等）

8. 食堂档案：记录食堂每日消耗，如采购食材调料、米面粮油等情况，就餐人员情况，炊具使用情况，卫生检查表（不定期抽查卫生，如环境卫生和炊器具、冰箱冷库）等。重点是采购登记和抽检，一般食堂后厨要多安装全角度摄像头。

9. 耗材档案：记录企业耗材采购（采购人、数量、品牌、型号、采购日期、采购单价等），记录耗材领用情况（领用人、领用日期、领用数量、领用人签字等）

10. 客户档案：建立客户详细档案，记录客户基本信息，随时更新，负责与客户沟通联系，及订单公关等。

11. 证照档案：收集企业证照资料，妥善保存，规范借用。包括企业获得荣誉证书、奖杯等资料。

（四）文秘工作

企业所有对内、对外文件的起草，领导讲话稿的起草，新闻稿件起草等所有涉及文字类的内容。

（五）会议管理

搞好会议室卫生，按照领导吩咐做好会务管理，会前通知、参会人名牌制作和摆放、议题征集、文件准备、会后会议纪要撰写（或会后议定内容落实情况督促），会中照相及会后宣传工作（如需要宣传）。大会：年度述职大会、企业年会，需要多部门配合完成。

（六）库房管理

在盘库的基础上，对库房物品分类清晰后，进行规范、整齐摆放，制作分类标牌，写清品类数量等，一般耗材类单独摆放，非耗材类一起摆放，分类分区要科学，同类物品摆放时一般是5个一组，或品字形摆放，既好看有便于盘库清点数量。建立耗材领用登记簿和工具等物品借用登记簿。一般企业烟酒等给客户礼品库需要单独设置。单独建立领用登记簿。

（七）证照管理

负责企业证照管理，详细登记检验、延期等信息。同时，负责资质证照的检验、变更等手续办理。

（八）车辆管理

负责企业车辆检验、保险续费、使用管理、油料卡续费和车辆加油、车辆维修管理等。

（九）公章管理：保管除财务章以外的公章，严格按照制度执行，严格按照涉及审批流程用章，实行用章登记制度（总经理用章也得严格登记）。

（十）卫生管理：企业厂区环境卫生，厕所、会议室卫生管理，领导办公室卫生管理，厂区绿植管理（浇水、冬季防护等）

（十一）办公设备管理：厂区涉及的办公电脑、打印机、复印机、考勤机等办公设备管理，维修、维护等内容。

（十二）内务管理：重点是员工宿舍和厂区各办公室安全管理等内容（备用钥匙要有，随时可以开门检查、检修）

（十三）安保管理：加强对安保设施检查、维护。管理保安人员（如果有），做好来客登记，节假日值班安排，夜间厂区安全保卫等工作。

二、企业组织、宣传、培训工作

（一）协助总经理抓企业文化建设。

（二）员工团建和处理员工关系及员工关爱。

（三）做好企业内宣展板更新维护、企业内、外宣传工作。

（四）企业网站、公众号运营维护、续费等工作。

（五）做好企业员工入职培训及其他培训组织工作。

三、其他管理类工作

（一）接待：企业来客户、来职能部门时候，组织接待工作，重点是来人端茶倒水，基本礼仪及与领导对接，负责客户就餐安排，住宿安排（如需）

（二）买票：公司出差人员车票、机票网购，来公司客户车票购买等。

（三）外联：处理与政府主管部门的联系对接，处理与企业友好单位的联系对接，处理好企业与有关商协会的关系，联系企业法务人员，做好合同等重要文本审核工作或者涉企诉讼应诉工作。

（四）采购：办公用品采购、食堂米面粮油及调料采购监督，及领导交办的采购工作任务等。